Upphandling och inköp

Kävlinge kommun gör inköp för cirka 500 miljoner kronor per år och det handlar om varor, tjänster och entreprenader. Varje inköp ska ske i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) som bygger på EU-direktiv.

Närbild på konferensbord och tre par händer som går igenom utskrivna avtal.

Bild från vmatic, pixabay.com

Inköp och upphandlingar är ett av de viktigaste verktygen för att minska kostnader och säkerställa god ekonomisk hushållning i kommunen. De upphandlingar och avrop som görs ska resultera i utveckling, högre kvalitet och minskade kostnader.

Aktuella avtal och pågående upphandlingar

Till aktuella/pågående upphandlingarlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Till Kävlinge kommuns avtalslistalänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Observera att avtalslistan visar en del av kommunens aktuella avtal, men inte alla. Om du har frågor eller saknar ett avtal kan Kontakt Kävlinge hjälpa till: kontakt@kavlinge.se. Fler kontaktvägar till Kontakt Kävlinge finns längst ner på sidan.

Samarbete med Lunds kommun

Mellan Kävlinge kommun och upphandlingsenheten i Lunds kommunlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster finns det ett samarbetsavtal där Lunds kommun samordnar och genomför övergripande upphandlingar.

Kävlinge kommun samarbetar även med Kommunförbundet Skåne, Sveriges kommuner och regioner (SKR) och andra kommuner i Skåne kring upphandlingsärenden och frågor där det finns samordningsmöjligheter, men även upphandlingar av mer specifik karaktär.

Konkurrensutsättning

Konkurrensutsättning är en metod för kommunen att pröva om ett företag eller en förening kan driva en helt eller delvis kommunalt finansierad verksamhet som ett alternativ till drift i egen regi.

Intentionen med konkurrensutsättningen är att använda konkurrensen som ett medel för att nå bättre kvalitet och högre effektivitet som är till nytta för konsumenterna.

Till hjälp har Kävlinge kommun tagit fram en konkurrenspolicy som talar om vilken metod kommunen använder när en konkurrensprövning ska göras.

Kävlinge kommuns verksamheter hos leverantörer

Kävlinge kommun har konkurrensutsatt delar av sin verksamhet och det är lokalvården samt grönyte- och gatuskötseln i de västra kommundelarna.

Kommunen har även infört valfrihetssystem för servicetjänster (städ och tvätt) samt särskilt boende inom hemvården. Det var den lagen om valfrihet (LOV) från 2009 som skapade dessa förutsättningar för privata alternativ.

Läs mer om lagen om valfrihet hos Upphandlingsmyndighetenlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Inköps- och konkurrenspolicy

Inköpspolicy för Kävlinge kommun

Antagen Kf § 61/12

Inköp och upphandlingar ska ske i enlighet med LOU, Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) och LUF, Lagen om upphandling inom områden vatten, energi, transporter och posttjänster (2007:1092). Policyn omfattar koncernen Kävlinge kommun.

Inköpspolicyn gäller vid alla inköp och upphandlingar och innefattar köp av varor, tjänster och entreprenad samt för hyra och leasing. Policyn ska fungera som ett styrinstrument i processen att nå kommunens värdegrunder, uppsatta mål och strategier.

Inköp och upphandling är ett av de viktigaste sätten för att minska anskaffnings-kostnaderna och se till att de ekonomiska förutsättningarna för verksamheterna i kommunen är goda. Kommunens upphandlingar eller avrop ska resultera i utveckling, högre kvalitet och minskade kostnader.

Som framgår av lag är Kävlinge kommun en upphandlande enhet, en juridisk per-son, vilket innebär en köpare. De som företräder kommunen ska uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt och kommunen som helhet ska upplevas som en attraktiv affärspartner. Kommunen ska också arbeta strategiskt och långsiktigt för att nyttja konkurrensmöjligheterna på marknaden och göra en bra affär.

Inköpssamverkan med andra kommuner, myndigheter eller samverkansgrupper bör utnyttjas där affärsmässiga fördelar kan uppnås för Kävlinge kommun.

På samma sätt ska kommunen arbeta för samverkan inom förvaltningsdelarna/ verksamheterna för att få en bättre struktur och internkontroll på våra avtal, inköp och upphandlingar.

Kunskapen och förståelsen kring inköp ska stärkas och därigenom kan en högre avtalstrohet nås. De inköp och upphandlingar som utförs i kommunen ska följa, förutom gällande lagar och regler, de riktlinjer och styrdokument som följer in-köpspolicyn och som tagits fram för Kävlinge kommun.

Miljökriterier ska beaktas vid varje inköp och upphandling. Genom att miljöan-passa upphandlingar efter de prioriteringar som kommunen satt arbetar man för att nå de uppsatta miljömålen i kommunen.

Man ska uppmärksamma att rätt krav på kvalitet och funktion ställs i varje inköp och upphandling där syftet är att en god totalekonomi ska beaktas under hela va-rans, tjänstens eller entreprenadens livscykel.

Kävlinge kommuns konkurrenspolicy

Antagen Kf § 31/12


Bakgrund

Denna policy behandlar endast kommunala driftentreprenader genom anbudsupphandling som metod för konkurrensprövning, vilket också är huvudalternativet vid val av alternativa driftformer. Detta utesluter inte övriga former men de behandlas utanför konkurrenspolicyn.

Med konkurrensutsättning avses här att externa och interna anbudsgivare ges möjlighet att delta i anbudsgivning av kommunala verksamheter.

Konkurrensutsättning är en metod för kommunen att pröva om ett företag eller en förening kan driva en helt eller delvis kommunalt finansierad verksamhet som ett alternativ till drift i kommunal regi.

Alternativ driftform föreligger när en verksamhet som har drivits eller kan drivas i förvaltningsform drivs av en privaträttslig organisation som helt eller delvis finansieras av kommunen. Med detta menar vi driftformerna kommunala företag, kommunala driftentreprenader, bidragsfinansierad enskild verksamhet samt platser på enskilda institutioner.

Syfte

Syftet är att som ett led i en långsiktig utveckling, nyttja konkurrens som ett medel för att nå bättre kvalitet och högre effektivitet av kommunens tjänster till kommuninnevånarna.

I detta syfte bör kommunala uppgifter fullgöras där de kan lösas fördelaktigast vad gäller kvalitet och ekonomi. Hänsyn skall även tas till eventuella brukares och personals berättigade intressen.

Omfattning

En verksamhet som konkurrensutsätts ska vara definierbar och kunna avgränsas. Hela eller delar av verksamheten kan konkurrensutsättas.

Uppgifter som innefattar myndighetsutövning samt verksamheter som enligt lag inte får läggas ut på entreprenad omfattas inte av konkurrensutsättning.

Vidare undantas interna ekonomiska och administrativa tjänster i den omfattning som kommunfullmäktige bestämmer. Verksamhet i egen regi skall bedrivas i en sådan omfattning att den egna kompetensen inte urholkas och att kommunens framtida handlingsfrihet bibehålls.

Lagar och regler

Upphandlingar styrs av lagen om offentlig upphandling (2007:1091) och det är en förutsättning att förfarandet sker i enlighet med nämnda lag.

Vid konkurrensutsättning skall kommunallagens regler 3 kap 19 – 19a § om insyn och rätt att ta del av handlingar särskilt beaktas.

Om jäv för förtroendevald, anställd och anställda i inköpscentraler som fattar beslut på en nämnds vägar hos kommunen finns bestämmelser i 6 kap. 24-27 §§ kommunallagen.

Om jäv för personalföreträdare i ärenden som avser beställning eller upphandling av varor och tjänster finns bestämmelser i 7 kap 10 § p 6 kommunallagen.

Utöver vad som kan anses följa av dess bestämmelser bör den som medverkat vid utformningen av ett internt erbjudande, eller som har anknytning till ett kommunalt företag som lämnar anbud i en upphandling, inte delta i handläggningen av upphandlingsärendet. Den som deltar i beredningen av ett upphandlingsärende skall inte heller på annat sätt förfara så att förtroendet till hans opartiskhet rubbas.

Metoden

Innan konkurrensutsättning påbörjas skall berörd nämnd upprätta en handlings - och tidsplan för genomförandet. Denna skall godkännas av kommunfullmäktige.

Omfattningen bedöms av den nämnd, varunder respektive verksamhetsgren lyder.

Den egna verksamheten skall beredas tillfälle att inkomma med erbjudande att utföra den tjänst som blir föremål för konkurrensutsättning.

Hänsyn skall tas till små och medelstora företags möjlighet att lämna anbud.

När en egenregienhet lämnar ett internt erbjudande skall detta behandlas under samma förutsättningar som ett anbud från en utomstående anbudsgivare.

En nämnd får förkasta samtliga anbud i de fall egenregienheten lämnat det förmånligaste erbjudandet eller om det finns godtagbara skäl att inleda ett nytt upphandlingsförfarande. I de fall nämnden väljer att förkasta anbuden skall detta skriftligen motiveras.

Kvalitetssäkring

Vid upphandling i konkurrens skall en konsekvensanalys genomföras och upprättas av den berörda nämnden. Analysen skall redovisa samtliga ekonomiska kostnader, kvalitén och andra fördelar. Konsekvensanalysen bör innehålla nulägesanalys, marknadsanalys, personalfrågor och avvecklingskostnader.

Varje nämnd skall utarbeta kravspecifikation för kvalitetsbedömning samt nyckeltal för de verksamhetsområden för vilka nämnden svarar. Kommunstyrelsen skall utarbeta övergripande system och rutiner för kvalitetsbedömning, kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling. Även miljöaspekterna skall tas in i bedömningen.

Samråd

Varje nämnd skall se till att i den mån det är möjligt samråd sker med berörda brukare i samband med utformningen av kvalitetsmål och vid uppföljning av verksamheten.

Varje nämnd skall se till att samråd vid tillämpningen av denna policy sker med företrädare för berörda arbetstagare.

Varje nämnd skall ha sådan kompetens som behövs för att programmet skall kunna förberedas och förverkligas. Samverkan bör ske mellan nämnder, där detta är naturligt.

Tolkning av policyn

Frågor som rör tolkning och tillämpning av denna policy avgörs av kommunstyrelsen.

Regler för upphandling

Lagen om offentlig upphandling (LOU) styr hur Kävlinge kommun gör sina inköp.

LOU bygger på fem grundläggande principer:

  • Principen om icke-diskriminering – det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer på grund av exempelvis nationalitet eller ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge.
  • Principen om likabehandling – alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information, vid samma tillfälle.
  • Principen om transparens – innebär att upphandlingar sker på ett öppet sätt. Det är en skyldighet för den upphandlade myndigheten att lämna information om hur den kommer att genomföras samt det praktiska tillvägagångsättet. Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas.
  • Proportionalitetsprincipen – innebär att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett samband med och stå i proportion till det som upphandlas. Krav som ställs ska vara lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen.
  • Principen om ömsesidigt erkännande – innebär att till exempel intyg, betyg och certifikat som har utfärdats av behöriga myndigheter i en medlemsstat också ska gälla i övriga EU/EES- länder.

Tröskelvärden

En upphandlande myndighet måste kunna beräkna värdet av en upphandling för att veta vilka bestämmelser i lagen om offentlig upphandling (LOU) som man ska använda sig av i den aktuella upphandlingen. Till hjälp använder man sig av tröskelvärden. Värdet
ska beräknas för kontraktets/avtalets hela löptid.

Enligt LOU är upphandlingarna uppdelade i över respektive under tröskelvärdet. Det är EU-kommissionen som bestämmer tröskelvärdena och de är lika för alla upphandlade myndigheter i EU.

Tröskelvärden och direktupphandlingsgränserlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Nya leverantörer, avtal och e-fakturering

Är du en av våra nya leverantörer? Välkommen!

Behöriga firmatecknare på avtalet

Om du är ny leverantör till kommunen krävs det att avtalet mellan dig och Kävlinge kommun är undertecknad av behörig firmatecknare från båda parter.

Avtal som ingåtts med andra representanter än firmatecknare bestrides om ej tidigare avtal finns undertecknat av behörig firmatecknare.

E-fakturering

Från den 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura.

En e-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektroniskt format. Innehållet ska motsvara den information som normalt finns på en pappersfaktura. Även bilagor kan bifogas med e-faktura.

Observera att PDF inte räknas som elektronisk eller är ett godkänt format, då de kräver manuell hantering.

E-fakturor till Kävlinge kommun

På fakturan ska det tydligt framgå vad den avser. Hänvisning till följesedel eller liknande godtas inte.

Fakturan ska innehålla information enligt gällande lagstiftning och det ska framgå att leverantören har F-skatt. Om fakturan inte har rätt referensnummer kan den komma att returneras.

På fakturan ska det tydligt framgå vad den avser. Hänvisning till följesedel eller liknande godtas inte.

Kävlinge kommun

Kävlinge kommuns operatör (VAN)

InExchange support@inexchange.se

  • Organisationsnummer: 212000-1058
  • Momsreg.nr: SE212000105801
  • Elektronisk adress: GLN/EAN: 7362120001057
  • Filformat: Svefaktura1.0
  • PEPPOL-ID är: 0007:2120001058 , filformat PEPPOL BIS Billing 3
  • Referensnummer: xx xx xx x (sju siffror, exempelvis 8100024)

Observera att det sjusiffriga referensnumret är ett ”tvingande” begrepp vid utfärdandet av e-faktura och att varje referensnummer är kopplad till en fysisk person.

Mer information och fakturafrågor

Vid frågor kring fakturering: fakturasupport@kavlinge.se

Myndigheten för digital förvaltning om e-fakturering och lagkravlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

InExchange - För leverantörer utan ett affärssystem

För de leverantörer som inte har ett affärssystem samarbetar kommunen med InExchange länk till annan webbplats som har olika e-faktura lösningar beroende på leverantörens förutsättningar.

Om leverantörer inte vill investera i programvara kan de kostnadsfritt skapa ett konto hos InExchange och manuellt registrera upp till 100 e-fakturor per år mot Kävlinge kommun.

Är du nöjd med innehållet på webbsidan?