Politik och förtroendevalda

Rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst

Du har rätt att få ersättning för förlorad arbetsinkomst. För att få ersättning ska du lämna ett intyg i början av varje år med arbetsgivare och normallön/månad. Om det blir förändringar under året lämnar du ett nytt intyg.

• Till e-tjänsten för att lämna uppgifter Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Arvode för ditt uppdrag och resekostnader

Som förtroendevald har du rätt till arvode när du fullgör ditt uppdrag och för eventuella resekostnader i samband med uppdraget.

Du anmäler ditt konto för utbetalning om arvode direkt till Swedbank och genom att använda vår e-tjänst.

• Till e-tjänsten för att lämna uppgifter Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Din kommunala e-postadress

Som förtroendevald får du en egen Kävlinge kommun-mejladress:
förnamn.efternamn@kavlinge.se

All kommunikation från och till kommunen utifrån ditt uppdrag sker via denna mejladress, så det är viktigt att du läser den regelbundet. E-postadressen kommer att vara aktiv så länge du har ett politiskt uppdrag inom kommunen och avslutas tre månader efter din sista arvodesutbetalning.

Vid tilldelning av e-postadress hämtas uppgifter om förnamn och tilltalsnamn samt stavning av namn direkt från Skatteverket. Stämmer inte din e-postadress överens måste du själv kontakta Skatteverket för att genomföra ändringen här.

Viktigt vid hantering av personuppgifter

Dataskyddsförordningen syftar till att den enskilde ska känna sig trygg i kommunens behandling av dess personuppgifter, och att behandlingarna sker på ett säkert och ändamålsenligt sätt. Som förtroendevald är du formellt inte anställd av kommunen, men i din roll som ledamot eller ersättare innefattas du ändå av Dataskyddsförordningens principer och krav för de personuppgifter som behandlas för kommunens räkning.

I din roll som förtroendevald gäller därför:

1. Utgå ifrån att personuppgifter inte får skickas över mejl

Enligt GDPR är okrypterade mejl inte något säkert sätt att skicka personuppgifter. Med andra ord bör du minimera din användning av personuppgifter i mejl, och istället fundera över om du kan meddela dessa uppgifter på något annat sätt (exempelvis muntligen, med post eller över telefon). Måste du av någon anledning ändå mejla personuppgifter gäller den fallande skalan:

• Kryptering
• Pseudonymisering (alltså, om du kan anonymisera personuppgifterna på något sätt
• Lösenordsbeläggning av bifogade filer (både Office-paketet och Adobe reader stödjer lösenordskontroll)
• Skicka personuppgifterna men meddela den du skickar till att radera mejlet så snart personuppgifterna är behandlade. Personuppgifterna ska raderas från både Inkorg, Skickat-korg och Borttaget-korg.
  

2. Gallra din kavlinge.se-mejl regelbundet

Din mejl är inget ärendehanteringssystem, det är ett kommunikationssystem. Detta innebär att du bör rensa din mejl med jämna mellanrum – förutom att personuppgifter absolut inte får sparas i din mejl (se punkten ovan) så skapar onödiga mejl både platsbrist och långsammare prestanda. Kom ihåg att radera i både Inkorg, Skickat-korg, eventuella egenskapade mejlkorgar, samt Borttaget-korgen.

3. Var restriktiv med att sprida handlingar med personuppgifter

Som förtroendevald händer det att du får ta del av viss känslig information, både i form av handlingar inför beredning/nämnd, men också i form av mejl och post från allmänheten. Tänk på att vara försiktig med den information du får till dig, och att alltid fråga dig ”Vem har rätt att ta del av den här informationen? Vilka negativa konsekvenser kan uppstå om jag sprider denna information?” innan du, eventuellt, sprider informationen vidare.

4. Kallelser och handlingar som innehåller känsliga personuppgifter får absolut inte delas med obehöriga

Det tål att understrykas att kallelser och handlingar inför beredning/nämnd som innehåller känsliga personuppgifter (exempelvis personnummer, eller uppgifter om hälsa och brott) absolut inte får delas eller spridas fritt. Det är du som har fått förtroendet att ta del av dessa uppgifter – ingen annan. Kallelser och handlingar med känslig information får alltså inte spridas (skriftligt eller muntligt), skrivas ut/kopieras separat, eller läsas öppet på offentliga platser.

Har du några övriga frågor gällande kommunens hantering av personuppgifter, kan du kontakta kommunens dataskyddsombud.
dataskyddsombud@kavlinge.se

Ta del av handlingar, kallelser och protokoll

Kävlinge kommun har en digital ärende- och mötesprocess vilket innebär att kommunen tillhandahåller programvara och läsplatta till samtliga förtroendevalda. Alla förtroendevalda erbjuds att låna en läsplatta för att läsa handlingarna. Då du avsäger dig ditt uppdrag måste du lämna tillbaka läsplattan.

Netpublicator

Netpublicator är den plattform i vilken du kan ta del av handlingar, kallelser och protokoll.

Netpublicator är både en webblösning och en app till mobiltelefon och läsplatta. Du hittar den i din webbläsare eller där du vanligtvis laddar ner appar. Vi rekommenderar att du använder appen i din läsplatta.

Första gången du loggar in:

• Användarnamn: fornamn.efternamn@kavlinge.se
• Lösenord: Klicka på SKAPA/GLÖMT LÖSENORD så skickas ett lösenord till din kommunala e-postadress.

Vill du ha en personlig visning av Netpublicator? Hör av dig till nämndenheten för att boka en tid. Du kan också kontakta din nämndsekreterare om du har frågor kring att ladda ner och öppna appen.

Installation av Netpublicator via IT-teamets Self Service

Self Service är en självservicetjänst du når via en kommunansluten läsplatta eller dator. Här finns färdiga program och applikationer som tjänstepersoner och politiker kan ha nytta av, redo för installation.

Följ instruktioner nedan för att installera appen för Netpublicator till iPad.

Steg 1
Gå in i appen inställningar> allmänt> om> version, här ska det stå 9.0 (eller en högre siffra.)

Om det är så att versionen är lägre än 9.0 klicka på Allmänt >
Programuppdatering och följ sedan stegen för att uppdatera till nyare version för att kunna installera Netpublicator.

Steg 2
Gå in i appen Self Service/Casper på din läsplatta.
Under rubriken "Mötesapp för politiker" klicka på Netpublicator.
Klicka på Install > klicka på Installera.
Stäng sedan appen Self Service.

Steg 3
Klicka på Netpublicator-appen > klicka på ok.
Logga in i appen. Användarnamn är din kommunala e-postadress och
tillfälligt lösenord för första inloggning får du av din nämndsekreterare.

Du kommer nu att bli ombedd att skapa ett nytt lösenord. Gör det.
Du blir nu ombedd att skapa en pinkod. Gör det.

Nu är ni inne i appen och det är fritt fram att klicka runt, här hittar ni även manualer för de olika funktionerna i appen.

OBSERVERA! Skriv upp eller memorera era lösenord och pinkoder på ett säkert ställe för vi kan inte plocka fram dem till er.