Artikeln publicerades 15 januari 2025
Information om polisanmälan och fakturahantering
I november i fjol gjorde Kävlinge kommun en polisanmälan gällande oegentligheter i samband med inköp. Vid kommunstyrelsens sammanträde på onsdagen fick ledamöterna information om händelseförloppet och vilka åtgärder som vidtagits för att säkerställa att kommunens skattemedel hanteras på korrekt och säkert sätt.

– Vi misstänker att en före detta chef har använt kommunens medel för privata inköp och ser såklart mycket allvarligt på detta. Under hela förra året arbetade vi intensivt med att utreda vad som skett och hur det kunde hända, trots att vi har tydliga regler och rutiner. Nu fokuserar vi på att se till att det inte ska kunna ske igen, säger kommundirektör Mikael Persson.
I början av förra året fattade Kävlinge kommun misstanke om att en av kommunens chefer gjort personliga inköp för kommunens medel, eftersom kvitton och underlag saknades. Personen ombads att lämna in de underlag som Kävlinge kommuns regler kräver. Kort därefter kontaktades sektorchefen av medarbetare som framförde synpunkter på avdelningens ekonomihantering.
– Vi bestämde då att starta en utredning. Denna visade att ett flertal kvitton och underlag saknades och att den berörda chefen tagit sig extra förmåner i sin verksamhet, berättar Mikael Persson
Extern utredning
Chefen valde strax innan sommaren att säga upp sin anställning. Den interna utredningen fortsatte och ledde till ytterligare misstankar om ekonomiska oegentligheter samt om att reglerna för upphandling inte hade följts.
– Vi fann så besvärande information att vi kopplade in en extern utredare för att få fram underlag för en eventuell polisanmälan, förklarar Mikael Persson.
Den 20 november 2024 gjorde Kävlinge kommun en polisanmälan gällande oegentligheter i samband med inköp. Samtidigt gick kommunen ut med ett pressmeddelande med information om vad som skett.
Informerar om regler och rutiner
De misstänkta oegentligheterna ledde till att Kävlinge kommun gjorde en genomsyn av alla verksamheter. I denna extra kontroll har inga ytterligare oegentligheter hittats. Vi ser nu över våra regler och rutiner kopplade till avtal, inköp och upphandling samt hur dessa kommuniceras till chefer och medarbetare.
– Vi har stärkt och förtydligat vissa regler, men framför allt sett till att informera internt så att de rutiner vi har är väl kända. Dessutom kommer vi i vår interna kontroll, som görs varje år, bland annat se över avtalshanteringen i organisationen, berättar ekonomichef Victoria Galbe.
Kontaktpersoner
Vid frågor, vänligen kontakta:
Mikael Persson
Kommundirektör
mikael.persson@kavlinge.se
046-73 91 76
Victoria Galbe
Ekonomichef
victoria.galbe@kavlinge.se
046-73 91 65
Hur säkerställer Kävlinge kommun att skattemedel hanteras på korrekt sätt?
Så hanterar vi fakturor
Kävlinge kommun har system för att digitalt attestera och signera fakturor. Fakturor ska alltid attesteras i minst två steg, av olika personer. Då kontrolleras bland annat pris, att varan eller tjänsten levererats och att alla nödvändiga underlag finns bifogat. Om fakturan överstiger 25 prisbasbelopp (ca 1,5 miljoner kronor) görs en extra (tredje) beslutsattest.
2024 attesterades i Kävlinge kommun 51 700 fakturor motsvarande ett värde på 1,5 miljarder kronor. Omkring hundra chefer och medarbetare har behörighet att attestera fakturor.
Därför har misstänkta oegentligheter kunnat ske
I det polisanmälda fallet har Kävlinge kommuns rutiner för attest inte följts. Den eller de som attesterat fakturan har inte gjort alla kontroller och inte sett till att alla underlag funnits med.
De aktuella inköpen har varit av mindre belopp och därför inte fångats upp i vår ekonomiska uppföljning. Denna typ av inköp har inte heller tagits upp i riskbedömningen inför våra årliga interna kontroller.
Så säkerställer vi att alla inköp görs på korrekt sätt framöver
För att förhindra att detta sker igen har Kävlinge kommun bland annat gjort följande:
- Informerat alla medarbetare om vilka underlag som ska bifogas fakturor för att de ska kunna attesteras.
- Informerat och utbildat alla chefer om regler för upphandling och inköp.
- Påmint alla medarbetare om att kommunen har avtal med särskild leverantör för inköp av dagligvaror.
- Påmint om vilka underlag som måste finnas med vid kontering och attestering av konferenser.
- Startat en arbetsgrupp mot välfärdsbrott.
I den interna kontrollen för 2025 kommer vi bland annat att gå igenom avtalshantering och avtalstrohet. Vi gör också en extra intern kontroll kopplat till fakturor för dagligvaror samt fakturor gällande kurser och konferenser.
Vi undersöker samtidigt hur vi ytterligare kan öka säkerheten, exempelvis genom fler utbildningsinsatser och/eller fler tekniska kontrollsteg i våra digitala system.